Nature du poste : Administration - Secrétariat

Conditions de recrutement : Contrat à durée indéterminée après une période d’essai de 3 mois

Candidatures : CV, lettre de motivation et références 

Missions principales

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• Assurer le secrétariat du projet (organisation des déplacements et missions à l’étranger, organisation logistique de réunions d’experts, gestion des planning, gestion des documents administratifs…)
• En lien avec les autres membres du secrétariat, assister un ou plusieurs responsable(s) (directeurs, chefs de projet) afin d'optimiser la gestion de leur activité en les déchargeant des volets administratifs et logistiques (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil...)
• Prendre en charge le suivi complet de dossiers ou d'évènements spécifiques (organisation de séminaires, ateliers…) en chinois, français ou en anglais
• En lien avec l’équipe de communication, assurer la traduction du chinois vers l’anglais d’articles courts en lien avec les activités du projet

Conditions d’accès à l’emploi

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• Cet emploi est accessible avec un diplôme de niveau Bac+2 (BTS, DUT...) en assistanat de direction, secrétariat trilingue, assistanat de gestion
• Il est également accessible avec un diplôme de niveau Bac (professionnel, technologique...) en secrétariat complété par une expérience professionnelle d’au moins 3 ans
• Maîtrise de l’anglais exigée
• Maîtrise du mandarin
• Maitrise du Français
• Maîtrise des outils de bureautique (suite office) exigée

Activités et compétences

Activités :

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• Organiser les déplacements (réservation transport, logement, visa, réunions sur place, préparation du dossier de voyage…)
• Elaborer des ordres de missions, des bons d’engagement, suivre un budget
• Organiser les rendez-vous et le planning d'un collaborateur
• Traduire des documents, lettres et articles courts du chinois vers l’anglais où l’anglais vers chinois
• Rédiger, saisir et mettre en forme des documents courants sur consignes : lettres, messages, notes internes...;
• Préparer et organiser des réunions (convocations, préparation des dossiers, suivi des participants, logistique)
• Contribuer à la conception et à la mise à jour des outils de suivi d'activité de la structure, des tableaux de bord
• Actualiser les informations professionnelles et réglementaires et procéder à l'archivage et au classement des documents et informations traités

 Compétences requises pour le poste :

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• Maitrise des logiciels informatiques : Word, Excel, Power Point, Internet
• Bonne expression écrite et orale et maîtrise de l’orthographe et de la grammaire en chinois et en anglais
• Maîtrise des techniques de secrétariat, de communication, de gestion administrative
• Maîtrise des méthodes de classement et d'archivage
• Savoir-faire en matière de planification et d’organisation de manifestations évènementielles, de déplacements

Savoir-faire comportementaux :

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• Avoir le goût du travail en équipe
• Faire preuve d’excellentes capacités d’organisation, de polyvalence, de précision et de rigueur
• Être organisé et méthodique, disponible dans les moments de pointe, savoir prendre des initiatives
• Savoir organiser son poste de travail et ses activités, identifier les priorités et s’adapter à des tâches variées
• Savoir gérer le stress, les tensions dans les périodes d’activité intense
• Savoir coordonner ses activités avec celles de ses collègues
• Savoir respecter la confidentialité