Collaborateur direct du CEO,l’executive assistant apparaît comme le bras droit de ce dernier. Ayant pour rôle de seconder son supérieur, cet assistant met tout en œuvre pour que le dirigeant réalise sa mission.

Rôle de l’executive assistant

L'executive assistant a pour objectif d’appuyer son supérieur dans la réalisation de ses missions en gérant son agenda et en le déchargeant des tâches administratives. Servant principalement d'interface entre le manager et ses principaux interlocuteurs, il remplit les missions executive assistant suivantes :

·         -Décrocher les appels du manager et lui transmettre les informations importantes ;

·         -Assurer la lecture du courrier et des e-mails du manager et les classer par ordre de priorité ;

·         -Archiver le courrier ;

·         -Gérer le travail des secrétaires placées sous ses ordres, dans une très grande entreprise ;

·         -Gérer l'agenda et organiser les réunions du manager suivant ses priorités et sa disponibilité ;

·         -Organiser les déplacements du manager ; 

·         -Apprêter les dossiers de travail du manager puis les archiver ;

·         -Produire les comptes-rendus des réunions et veiller à leur diffusion ;

·         -Participer à des séances de débriefing avec son manager pour être au fait de l’évolution de son travail et les éventuels contretemps de sa journée.

Activités et compétences de base

Activités

o    Accueillir une clientèle

o    Filtrer des appels téléphoniques

o    Organiser le planning d'un responsable, collaborateur

o    Rédiger des supports de communication interne (rapport, compte rendu, note...)

o    Traiter l'information (collecter, classer et mettre à jour)

o    Assurer la transmission des informations en interne et en externe (décisions, notes etc.)

o    Réaliser la gestion administrative des contrats

o    Organiser des déplacements professionnels

o    Préparer et organiser des réunions

o    Saisir des documents numériques

o    Réaliser la gestion administrative du courrier

Compétences

o    Outils bureautiques

o    Gestion administrative

o    Normes rédactionnelles

o    Sténographie

o    Méthode de classement et d'archivage

o    Modalités d'accueil

o    Techniques de prise de notes

o    Techniques de numérisation

o    Utilisation d'outils collaboratifs (planning partagé, web conférence, réseau social d'entreprise, ...)

PROFIL REQUIS
Bacc+2(BTS,DUT…) en sécrétariat bureautique ou une expérience en tant qu’assistante de direction