Présentation de la fonction

L’Office Manager réalise les activités d'opérationnalisation des actes administratifs, de secrétariat de direction, du pôle, et du contrôle interne de l’entreprise au Cameroun avec comme objectif l’amélioration continue du contrôle qualité des pratiques administratives.

De plus elle apportera son conseil au Responsable Administratif et Financier et à la Direction sur toutes les questions relatives à la performance du système d’information administratif et sur l’optimisation des risques de gestions administrative de toute sorte. Ce poste à responsabilités importantes comprendra, au-delà de la simple gestion de l’activité, un volet important d’amélioration des processus internes liés aux aspects administratifs.

Ce poste est primordial pour assurer une croissance solide de l’entreprise. Il sera donc confié à une personne expérimentée en administration d’entreprise, en secrétariat de direction, et ayant des qualités humaines confirmées.

Excellente technicienne recommandée par ses pairs, passionnée par une mission ambitieuse de gestion d’entreprise et de développement à la fois social et économique, l’Office Manager dans sa mission, sera en collaboration  avec les autres membres du Pôle Administratif et Financier ainsi que les autres services de l’entreprise. Elle est placée sur la supervision hiérarchique du RAF et fonctionnelle du C.O.O.

Le poste est basé à Yaoundé au Cameroun et des déplacements fréquents sont à prévoir.

RESPONSABILITES ET ACTIVITES :

1. Secrétariat de Direction :

• Gère l’assistanat du C.O.O suivant ses recommandations ;
• Support à l’organisation des réunions et des différents événements internes ;
• Elaboration des documents demandés par la Direction ;
• Sélectionne les informations et les documents provenant des différents services de l’entreprise ou de l’extérieur et transmet aux services concernés suivant les instructions de la Direction;
• Gère les rendez-vous en Assistante de Direction ;
• Accueil et renseignement des usagers

2. Administration :

• Veille à l’actualisation physique, électronique des dossiers de l’entreprise ;
• S’assure de la bonne structuration, et de la mise à jour permanente du Drive de l’Administration ;
• Prépare et réalise les notes de services et les documents administratifs de toute sorte ;
• Contrôle les échéances, prépare les contrats de toute nature et veille à leur suivi ;
• Veille au suivi de relations contractuelles avec les tiers ;
• Collaborer avec le PAF pour remplir le tableau des prévisions financières périodiques de la Direction et des dépenses générales;
• Gère le stock des matières, fournitures et consommables de bureau;
• Contrôle la bonne utilisation des matières, fournitures et consommables de bureau ;
• Veille à la bonne tenue des biens et le respect de l’environnement de l’entreprise (propreté des locaux, salles de réunion, matériels et mobiliers, etc…), en collaboration avec le Chargé des Affaires Générales;
• S’informer des évolutions conventionnelles, juridiques, réglementaires et veiller à leur application ;

3. Divers             

• Veille permanente au bien être du personnel et visiteurs de l’entreprise

COMPÉTENCES TECHNIQUES :

Polyvalente, l’Office Manger doit :

• Avoir de bonnes connaissances en gestion administrative
• Avoir une parfaite maîtrise de l'organisation, du classement et de l’archivage des documents
• Avoir une parfaite maîtrise d’outil Microsoft et outil google
• Avoir une bonne expression orale et écrite
• Aisance d’utilisation des technologies multimédia
• Bonne capacité d’adaptation à des interlocuteurs différents.

APTITUDES PROFESSIONNELLES :

• Bonne présentation
• Disponibilité permanente
• Intégrité
• Discrétion
• Rigueur et précision
• Capacité à résister au stress
• Bonne capacité à organiser sa journée du travail et à traiter les urgences et les priorités.
• Être une véritable force de proposition  

DURÉE D'EXPÉRIENCE : 5 ans minimum à un poste similaire