PROCESSUS ET PROCEDURES DE PILOTAGE DE L’ORGANISATION

Pays: CAMEROUN

Ville : Douala

Description de la mission: Consultant chargé de rédiger un manuel des procédures de Pilotage de l’Organisation

Nom du Projet: ANALYSE, OPTIMISATION ET REDACTION DU MANUEL DES PROCEDURES

Durée du contrat : 14 semaines (10 heures obligatoires sur le terrain par semaine)

Les soumissions doivent être envoyées exclusivement par Ôboulot

Avec pour objet du mail : « Consultant Manuel des Procédures de Pilotage de l’Organisation »

Au plus tard le : Lundi 02 Mars 2020

NB : Toute demande de clarification doit être envoyée par écrit à la même adresse ([email protected]), avec pour objet: « Demande de clarification » ;
Une réponse sera envoyée à toutes les demandes de clarification qui lui parviendront au plus tard le 27/02/2020 et partagera la demande de clarification et la réponse avec tous les candidats qui auront exprimé leur intention de postuler sans révéler toutefois l’origine de la demande de clarification.

1. Contexte

Afin de renforcer nos effectifs pour une mission de rédaction et de mise en place d’un manuel de procédure pour un de nos clients de la grande distribution ; nous procédons au recrutement d’un consultant. Cette mission se situe dans le cadre de l’optimisation des processus métiers des différentes activités de cette Organisation. En d’autres termes, il est question d’analyser et d’améliorer les processus allant de la commande des produits chez les fournisseurs extérieurs jusqu’à la vente aux clients finaux.

2. Etendue, Responsabilités et Description des Objectifs de la Mission

1. Objectifs de la mission

Le manuel de procédures visera les objectifs spécifiques suivants :

• Décrire l’organisation à travers l’organigramme existant, formaliser les tâches et responsabilité à tous niveaux d’intervention pour toutes entités impliqués dans le fonctionnement des procédures ;
• Fournir des instruments adaptés et formalisés pour le pilotage de l’organisation
• Décrire le processus de Pilotage de l’Organisation dans son ensemble et les procédures qui vont avec… (Elaborer et déployer la stratégie, Maîtrise des documents, Réalisation des audits qualité, Maîtrise des dysfonctionnements et des anomalies, Traitement des réclamations, Gestion des Projets, Gestion des Risques)
• Décrire le processus, les procédures et les opérations relatives au fonctionnement du système de gestion qui devra être déployé par la suite en vue de l’optimiser.

2. Etendue de la mission

La mission sera réalisée en deux phases :

Phase1 : l’évaluation du système de Pilotage de l’Organisation existant

Phase 2 : l’Analyse, et rédaction du manuel de procédures optimisées.

• Description générale de l’organisation y compris l’organigramme et la description des tâches ;
• Description des procédures : cette partie doit être la plus détaillée possible et permettre d’identifier les tâches des différents acteurs afin d’assurer une coordination efficace. Les principales procédures à mettre en place sont les suivantes :
  • Elaborer et déployer la stratégie,
  • Maîtrise documentaire
  • Réalisation des audits qualité,
  • Maîtrise des dysfonctionnements et des anomalies
  • Traitement des réclamations,
  • Gestion des Projets,
  • Gestion des Risques 
  • … etc
• Appui à la mise en place de l’ERP

3. Livrables attendues à la fin de la mission

Un manuel de procédures de Pilotage de l’Organisation intégrant différents modules de gestion ci-dessus énoncés de manière à ce que les intervenants puissent à tout moment s’y référer dans l’exécution de leurs missions. L’ensemble des intervenants doit être en mesure de collecter les données de base utiles à l’exécution de ses tâches. En retour, les procédures devraient permettre à chacun des intervenants de rendre compte de ses propres activités. Le manuel sera élaboré et fourni en trois (03) exemplaires originaux en copies dures et une (01) version électronique

4. Méthodologie de travail

Le manuel de procédures à rédiger doit s’inspirer des précédents manuels existants. Il sera élaboré selon la
méthode participative et comprendra les étapes suivantes

• • La mise en place d’une équipe restreinte au niveau de l’organisation ;
  • Le recrutement (possiblement sera mis à disposition) d’un consultant Junior comme assistant,
  • La facilitation de la recherche documentaire par l’équipe restreinte et une série d’interviews à réaliser
  • L’élaboration du projet de manuel par le consultant et son assistant,
  • La validation du projet de manuel par l’équipe restreinte en collaboration avec le consultant,
  • La validation finale du projet de manuel à travers un atelier avec la haute hiérarchie de l’organisation,
  • L’élaboration du rapport de l’atelier de validation par le consultant,
  • La finalisation du manuel par le consultant,
  • La dissémination du manuel auprès des utilisateurs par l’équipe restreinte, en appui…

5. Le contenu du Manuel

Le manuel de procédures doit préciser pour le compte de l’organisation ; l’organisation, les principes de gestion, les tâches et  procédures à appliquer.

Les normes et procédures qui s’y trouveront doivent s’appliquer à l’ensemble des activités de l’organisation.  Les procédures de Pilotage de l’Organisation seront regroupées par grandes fonctions. A chaque fonction correspondent plusieurs tâches à mener, chacune d’elles s’analysant en termes d’opérations successives à exécuter. Les chapitres souhaités qui doivent faire l’objet de développement dans le manuel sont les suivants :

• Les procédures d’élaboration et déploiement de la stratégie.
• Les procédures de gestion des Projets
• Les procédures de Réalisation des Audits et gestion des risques et de réalisation des audits,
• Les annexes (cartographies des processus et procédures)

6. Expériences et qualifications requises

Qualification et Expérience :

• BAC + 5 en Architecture des Organisation,  ou Un BAC + 5 en Gestion ou diplôme d’organisation équivalent ayant au moins Dix (10) années d’expérience dans le domaine de mise en place de système de gestion au sein des organisations,
• BAC + 5, diplômé spécialisé dans l’organisation et la mise en place de procédures de gestion, ayant au moins 5 années d’expérience,
• Un spécialiste dans l’organisation institutionnelle et ayant au moins 5 années d’expérience,

Langues: La parfaite maîtrise du Français est requise ; La maîtrise de l’Anglais est un atout ;

Compétence
Le Consultant devra être spécialisé de type bureau de gestion ou bureau d’audit ayant une expérience avérée dans  l’organisation et la mise en place de système de gestion au sein de structures. Le Consultant doit être suffisamment compétent et outillé dans le domaine de l’élaboration de manuels de procédures de gestion et d’organisation. Le Consultant doit être disponible à travailler avec l’organisation dans le cadre de son mandat. Il doit démontrer une capacité à rendre compte promptement et efficacement de la  gestion de son mandat.

7. Documents à soumettre dans la proposition de candidature

Les candidats intéressés doivent soumettre les documents suivants pour démontrer leur qualification et compétence:

• 1. Une soumission:
  • (i) Expliquer pourquoi vous pensez que vous êtes le (la) meilleur(e) candidat(e) pour la mission.
    (ii) Fournir une brève description de la méthodologie à mettre en œuvre pour la bonne réalisation
    de la mission.
• 2. Un CV détaillé comprenant les expériences pertinentes dans des projets similaires et au moins 3
  références, ainsi que les diplômes obtenus.

8. Rémunération

La rémunération est à convenir pendant les phases d’entretien