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Field office administrator

Non specifié Buéa
Date limite de l'offre: mercredi 27 octobre 2021 00:00

Description du poste

Poste: Field Office Administrator-Buea  

INSO Cameroun

Dans le cadre de la mise en œuvre de ses activités au Cameroun, l’ONG Internationale humanitaire INSO recherche un Field Office Administrator.  

Localisation : Buea

Disponibilité : Novembre 2021

Présentation de l’ONG :

INSO est une ONG qui soutient l’accès humanitaire pour les ONGs en fournissant des analyses fiables et objectives, en temps réel, sur les conditions locales pertinent a l’accès humanitaire. INSO permet d’améliorer le partage de l’information et la coordination entre les ONGs pour l’intérêt collectif tout en préservant la neutralité de l’aide humanitaire. INSO travaille particulièrement sur les problématiques d’accès humanitaire, de bonnes pratiques de veille d’information. INSO fournit des alertes et des recommandations, des analyses, des données contextuelles précises, statistiques, cartographiques. INSO organise également des réunions de coordination et des formations.

Résumé du poste

Le rôle de l'administrateur du bureau sera de superviser et de réguler le fonctionnement financier, administratif, ressources humaines et logistique de l'INSO Cameroun à Buea. Il/elle rapportera directement au Safety Advisor INSO - Buea. Il/elle travaillera en étroite collaboration avec l'équipe Finance, Logistique et RH à Yaoundé. Il/elle supervisera les chauffeurs et les ménager (e) rs. Le poste est basé à Buea et est offert sur la base d'un contrat à durée déterminée.

Principales responsabilités :

  • Tenir et contrôler les livres de caisse et le grand livre général
  • S'assurer que 100% des dépenses sont saisies avec précision dans les livres de caisse Excel quotidiennement
  • S'assurer que 100 % des écritures de livre de caisse sont appuyées par des factures et des reçus et des demandes d'achat validées,
  • Déduire les taxes exactes avant les paiements,
  • Assister le Safety Advisor dans l'administration du personnel national
  • Classer tous les documents auditables de manière cohérente et accessible (CV, feuilles de congés, notes disciplinaires, évaluation des performances etc.)
  • Assister le Safety Advisor dans l'administration du personnel RH international
  • Assister le Safety Advisor dans toutes les démarches administratives pour les visas, titres de séjour, permis de travail et autres documents demandés par le gouvernement camerounais pour le personnel international sur le terrain
  • Arranger les voyages et hébergements dans la région SWNW.

Taches spécifiques : 

  • Fournir des services de soutien de bureau afin d'assurer l'efficience et l'efficacité au sein du bureau de l'INSO
  • Maintenir les contrats de service de manière cohérente et accessible
  • Superviser le personnel de soutien domestique pour s'assurer que le bureau est toujours propre
  • S'assurer que les locaux du bureau sont en bon état et bien entretenus (Plombier, électricité, petits travaux, etc.)
  • Superviser les activités des chauffeurs dans le bureau de Buea et s'assurer qu'aucun temps d'arrêt de tous les véhicules du bureau
  • Aider le conseiller en sécurité à maintenir un inventaire adéquat de fournitures de bureau, articles divers et consommables
  • S'assurer que tout bien affecté au personnel ou au bureau de Buea est documenté et enregistré comme tel
  • S'assurer que toute l'administration du bureau est effectuée à temps
  • S'assurer que toutes les factures sont acquises et présentées pour paiement à temps
  • Assister le conseiller en sécurité dans toutes les autres exigences administratives, financières et d'approvisionnement/logistique
  • Toutes autres tâches qui pourraient lui être confiées

Profile recherché :

  • Formation et expérience professionnelle en administration/RH/finance
  • Expérience en gestion du personnel
  • Expérience dans les ONGs obligatoire – 2 ans
  • Connaissance des procédures administratifs, RH et logistiques
  • Connaissances en informatique
  • Anglais courant (parlé et écrit)
  • Connaissance pratique du Français courant
  • Connaissance de la langue locale (parlée)

Caractéristiques préférées :

  • Réseaux et contacts d'information locaux existants (pertinents)
  • Connaissance précédente de la région
  • Personnalité organisée et structurée

Compétences personnelles clés :

  • Attention au détail
  • Excellentes capacités d'analyse
  • Créativité et attitude proactive
  • Excellentes compétences interpersonnelles, communication et capacité à travailler dans un environnement multiculturel
  • Haut niveau de confidentialité et d'intégrité
  • Solides compétences organisationnelles, capacité à gérer plusieurs priorités de manière autonome
  • Capacité à travailler dans une équipe au rythme rapide, multiculturelle et soudée pour fournir des résultats tangibles dans les délais

Clause d’Avertissement : Cette description des taches n’est pas une liste exhaustive des compétences, efforts, devoirs et responsabilités en rapport avec le poste.

Politique de sauvegarde de l'INSO

INSO s'engage pleinement à recruter, sélectionner et contrôler en toute sécurité tous les nouveaux employés, administrateurs et bénévoles potentiels et nous assurerons le respect rigoureux de notre code de conduite et de notre politique de protection tout au long du processus de recrutement. À ce titre, les pratiques de recrutement sécuritaires suivantes seront appliquées :

  • Toutes les offres d'emploi seront conditionnelles à l'obtention d'au moins deux références professionnelles satisfaisantes.
  • INSO interrogera les candidats sur les lacunes importantes dans les antécédents professionnels ou les changements fréquents d'employeur et d'adresse.
  • Toutes les qualifications essentielles et les accréditations et adhésions professionnelles pertinentes seront vérifiées.
  • Le candidat retenu devra fournir une pièce d'identité en cours de validité (passeport, carte d'identité).
  • Toutes les nouvelles recrues recevront une orientation sur la politique et les procédures de sauvegarde de l'INSO et les documents associés (Code de conduite, dénonciation, etc.).
  • Toutes les nouvelles recrues devront signer et respecter le code de conduite comme condition d'emploi.

Dépôt des candidatures

Les dossiers de candidature (Lettre de motivation, CV détaillé, référence d’au moins 3 personnes) doivent être envoyés à l’adresse e-mail avec la mention de l’objet du courrier électronique « Recrutement Officier Log & Approvisionnement » 

Date limite de dépôt des candidatures : 27/10/2021 à 15h00.

NB : Il est à noter que les candidatures seront traitées spontanément après réception, seuls les candidats présélectionnés seront contactés. Vue le volumes des candidatures que nous recevons nous ne sommes pas en mesure de donner les retours à tous les candidats.

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