OFFRE D'EMPLOI : ASSISTANTE DE DIRECTION & RH

POSITIONNEMENT ET RELATIONS HIERARCHIQUES

• Supérieur hiérarchique N+1 : Responsable du Département administratif & financier
• Supérieur hiérarchique N+2 : Directeur Général

NIVEAU REQUIS :

• BAC+ 2 au moins en secretariat, RH.
• Avoir au moins 5 ans d'experiences professionnelle. les stages professionnelles et accademique ne seront ps pris en compte dans le nombre d'année professionnelle requis.
• Bonne maitrise de l'outil informatique

ACTIVITES DU POSTE

• Rédaction de diverses correspondances administratives et des Ressources humaines
• Gestion du courrier entrant et sortant
• Archivage en soft et hard des documents
• Dépôt, Réception et vérification des factures
• Retraits et dépôts des contrats auprès des clients et fournisseurs
• Gestion de l’agenda du DG (consacrer au moins 60% du temps au service du Directeur Général)
• Organisation des voyages du DG (Demandes de visas, réservation hôtels…)
• Organisation des réunions et suivi des décisions et résolutions issues de ces réunions
• Production des états de présence hebdomadaire du personnel à partir du registre des présences
• En qualité d’assistante à la section ressources humaine, tenir à jour et de manière sécurisée les dossiers du personnel. Par conséquent, être la seule, en dehors de sa hiérarchie, à accéder au contenu du dossier du personnel pour y classer ou extraire les documents
• Tenir le registre d’entrée et sortie des dossiers du personnel de leur lieu de conservation
• Créer et classer des dossiers du personnel nouvellement recruté
• Archivage les dossiers du personnel ne faisant plus partie des effectifs  
• Etablissement des demandes de fonds
• Etablissement des pièces de caisse
• Organisation des évènements liés à l’entreprise
• Planification et gestion des fournitures de bureau et d’entretien (s’assure que le matériel de bureau, d’entretien est disponible pour la bonne continuité du travail)
• Assurer l’ordre et la propreté du bureau du DG et s’assurer de manière générale que les locaux sont bien entretenus par la Dame de ménage
• Assurer la tenue en bon état de propreté du secrétariat
• Assurer l’ouverture des bureaux
• Suivi quotidien du personnel au travail, puis gestion des absences et des congés payés
• Gestion administrative de la formation (plan de formation et son calendrier, formalités administratives, impact de la réforme de la formation professionnelle, …)
• Préparation des entretiens d’embauche (apprêter les CV et les fiches d’entretiens, l’orientation des candidats, préparation de la salle et du matériel d’entretien, …)
• Suivi des déplacements professionnels du personnel (Missions)
•  Suivi des contrats de travail (à renouveler, à proroger, à interrompre, à faire signer…)
• Suivi des dossiers CNPS et Assurance maladie
• Gestion administrative des départs (démission, licenciements, retraite, etc…)
• Elaboration des tableaux de bord sociaux permettant de suivre l’activité du personnel (absentéisme, congés, accident de travail et maladies professionnelles, turn-over, salaires et charges sociales, frais de missions, etc…)
• Réaliser une veille administrative et juridique en matière des Ressources humaines
• Etre disponible pour toute autre tâche qui lui sera confiée par la hiérarchie

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