Première Urgence Internationale (PUI) est une Organisation Non Gouvernementale de solidarité internationale, à but non lucratif, apolitique et laïque. Elle a pour objectif de répondre à l’ensemble des besoins fondamentaux des victimes civiles mises en péril, marginalisées ou exclues par les effets de catastrophes naturelles, de guerres et de situations d’effondrement économique. PUI est présente dans 19 pays, en Afrique, en Asie, au Moyen-Orient, dans le Caucase et les Caraïbes, et intervient dans les domaines de la sécurité alimentaire, la santé, la nutrition, la réhabilitation d’infrastructures, l’eau et l’assainissement et la relance économique...

PUI est présente au Cameroun depuis 2008 et vient en aide aux réfugiés centrafricains, nigérians et aux populations vulnérables camerounaises, par le biais de projets dans les secteurs  de l’accès à l’eau, à l’hygiène et l’assainissement, la sécurité alimentaire, la construction de logements, la gestion de site de réfugiés, dans les Régions de l’Est et de l’Adamaoua, du Nord et de L’Extrême Nord. 

Objectif global :

Sous la supervision directe du Responsable Logistique, l’Acheteur (se) participe à la planification et la mise en œuvre des achats nécessaires au déroulement des programmes et support que Première Urgence Internationale développe dans le département du Logone et Chari au Cameroun. Dans le cadre de sa fonction, il/elle pourra être sollicité (e) à se rendre  à N’Djamena au Tchad pour des missions précises.

Objectifs spécifiques

1. réaliser les achats
2. effectuer le suivi des achats et contrats
3. participer à la gestion financière
4. Participe au rapport mensuel logistique(packlog)

Responsabilités et activités à réaliser

1. réaliser les achats

• Il/Elle met en place de contrat cadre d’achat sous la supervision du responsable logistique
• Il/Elle met à jour la liste des prix
• Il/Elle reçoit les demandes d’achat (DA) des différents départements et les fait valider selon la procédure d’achat PUI dans le délai requis
• Il/Elle constitue des dossiers d’achat conformément aux procédures de l’organisation
• Il/Elle assure la circulation des dossiers d’achat sur la base et selon les seuils de validation envoie les dossiers à valider en coordination
• Il/Elle fait valider la qualité des marchandises aux demandeurs dans le cadre d’achats (Echantillon donné par le fournisseur, visite conjointe chez le fournisseur avec le demandeur, réception conjointe des commandes avec les demandeurs notamment les responsables de projets)
• Il/Elle effectue les achats dans le strict respect des procédures PUI et de ses bailleurs de fonds tout en respectant les délais fixés par les demandeurs et en obtenant des produits au meilleur rapport qualité et prix
• Il/Elle s’assure que les biens achetés remplissent les standards de qualité et respectent les normes éthiques d'achats PUI
• Il/Elle contrôle la conformité des documents remis par les fournisseurs : pro forma, facture, documents de livraison, documents administratifs et fiscaux
• Il/Elle vérifie et s’assure de la conformité des dossiers et les transmet aux budget holder(détenteur de ligne budget) pour validation du bon à payer(BAP) avant de les introduire à l’étape paiement au  finance
• Si la réception s’effectue au bureau, il/(elle) participe à la réception des marchandises avec les demandeurs en amont.
• Si la réception s’effectue dans un magasin, il/ (Elle) envoie le bon de commande et planning de livraison à l’assistant logistique
• Si la réception est prévue sur le terrain, il transmettra au Responsable de projet le bon de commande
• Il/Elle veille sur les articles, équipements sous garantie et/ou service après-vente
• Il/Elle assure que les fournisseurs respectent les délais et lieux de livraison mentionnés sur les offres
• Il/Elle assure le bon archivage physique et électronique de tous les documents d’achat de la base.
• Il/Elle participe à la préparation des audits dans son domaine de compétence
• Il/Elle assure la relation avec les fournisseurs et prestataires et peut être amené à gérer les litiges avec ceux-ci en collaboration avec sa hiérarchie.
• Lors de travaux de maintenance ou réhabilitations diverses, il/ (elle) constitue le dossier d’achat avec l’assistant logistique base.

2. effectuer le suivi des achats et contrats de la base

• Il/Elle tient à jour le suivi des achats de la base et le partage avec les départements de la base et la coordination logistique de façon hebdomadaire, tous les vendredis.
• Il/Elle organise des rencontres avec les départements pour clarifier les demandes d’achat
• Il/Elle effectue le suivi des achats et contrats d’achat de biens, de travaux, de service et de bail de la base
• Il/Elle participe à la mise en place des contrats cadres pour tous les achats récurrents de la base (Fournitures de bureau, produits d’entretien, quincaillerie, pièces, achat projet, main d’oeuvre etc.).
• Il/Elle met à jour le fichier de suivi de tous les contrats cadres

3. participer à la gestion financière de la base

• Il/Elle effectue le suivi des tranches de paiement avec le département finance jusqu’à la conclusion des contrats/Dossier d’achat
• Il/Elle est autorisé(e) à prendre des avances de caisse professionnelles et justifier toutes les dépenses conformément aux procédures de l’organisation
• Il/Elle effectue le prévisionnel de trésorerie concernant les achats traités par la base.
• II/Elle planifie les paiements des fournisseurs et en assurer le suivi

4. Participe au rapport mensuel logistique(packlog)

• Il/Elle prépare et met à jour les documents suivants et les transmet au Responsable logisticien tous les 5 du mois dans le cadre du rapport mensuel logistique (packlog) :
• Le tableau de suivi des achats (TSA)
• Le suivi des contrats et contrats cadres
• Scanning de tous les dossiers d’achat tous les mois et transmission au responsable logistique
• Effectue son backup d’ordinateur une fois par mois
• Il/Elle prépare et met à jour les documents suivants et les transmet au Responsable logisticien tous les 5 du mois dans le cadre du rapport mensuel logistique (packlog) :
• Le tableau de suivi des achats (TSA)
• Le suivi des contrats et contrats cadres
• Scanning de tous les dossiers d’achat tous les mois et transmission au responsable logistique
• Effectue son backup d’ordinateur une fois par mois

Profil recherché :

• Etre titulaire au minimum d’un Baccalauréat + 2  en Logistique, Gestion/Commerce ou Marketing. Baccalauréat +3 apprécié.

Expérience Professionnelle :

• Justifier d’une expérience d’au moins un (01) an continu dans un poste similaire de préférence acquise dans  une entreprise logistique ou avoir une expérience de travail d’au moins six (06) mois dans une Organisation Non Gouvernementale. 

Connaissances et aptitudes obligatoires

• Respect des procédures Administratives et Logistiques
• Respect des règles de sécurité
• Gestion de la chaine d’approvisionnement (achat, transport, stockage)
• Français
• Pack Office

Connaissances aptitudes appréciées

• Formation ; transfert de connaissances
• Equipements techniques (Informatique, communication, etc…)
• Anglais
• Windows

Caractéristiques personnelles attendues

• Esprit d’équipe
• Rigueur et organisation
• Bonne réactivité / efficience
• Sens des responsabilités
• Bonne capacité d’analyse
• Sens de la diplomatie et ouverture d’esprit
• Force de propositions, recherche de solutions
• Respect de la confidentialité     
• Prise d’initiatives pertinentes
• Capacité à gérer les priorités
• Capacité de négociation
• Adhésion aux valeurs humanitaires
• Bonne capacité de communication horizontale et verticale
• Capacité à travailler en autonomie
• Intégrité

Conditions

• Poste basé à Kousseri (Région de l’Extrême Nord).
• Contrat à Durée Déterminée.
• Salaire défini selon la grille salariale PUI.
• Entrée en poste à partir du 01 Juin 2020.