Première Urgence Internationale (PUI) est une Organisation Non Gouvernementale de solidarité internationale, à but non lucratif, apolitique et laïque. Elle a pour objectif de répondre à l’ensemble des besoins fondamentaux des victimes civiles mises en péril, marginalisées ou exclues par les effets de catastrophes naturelles, de guerres et de situations d’effondrement économique. PUI est présente dans 19 pays, en Afrique, en Asie, au Moyen-Orient, dans le Caucase et les Caraïbes, et intervient dans les domaines de la sécurité alimentaire, la santé, la nutrition, la réhabilitation d’infrastructures, l’eau et l’assainissement et la relance économique...

PUI est présente au Cameroun depuis 2008 et vient en aide aux réfugiés centrafricains, nigérians et aux populations vulnérables camerounaises, par le biais de projets dans les secteurs  de l’accès à l’eau, à l’hygiène et l’assainissement, la sécurité alimentaire, la construction de logements, la gestion de site de réfugiés, dans les Régions de l’Est et de l’Adamaoua, du Nord et de L’Extrême Nord. 

Objectif global :

Sous la supervision direct du Coordinateur terrain, le/la Responsable Logistique est responsable du bon fonctionnement des services logistiques de la base de Kousseri et les sous bases. Il/elle pourra  être sollicité (e) et  apporter son support à la base de Maroua. Le Responsable Logistique est le point focal logistique dans sa zone et assure le lien fonctionnel avec le coordinateur logistique dans le respect de la chaine de communication base-coordination. Dans le cadre de sa fonction, le/la Responsable logistique peut être sollicité (e) à se rendre à N’djaména au Tchad pour de missions précises.

Objectifs spécifiques

1. GESTION DE LA SECURITE
2. ORGANISATION DES APPROVISIONNEMENTS, STOCKAGE ET TRANSPORT
3. GESTION DES EQUIPEMENTS DURABLES
4. GESTION DU PARC VEHICULES
5. GESTION DES MOUVEMENTS
6. REHABILITATION ET MAINTENANCES DES BASES ET SOUS-BASES
7. INFORMATIQUE/TELECOMMUNICATION
8. RESSOURCES HUMAINES
9. REPORTING

Responsabilités et activités à réaliser

1. GESTION DE LA SECURITE

• Il/elle participe à la mise à jour de documents de sécurité et leurs applications.
• Participe aux réunions extérieures et établi les compte rendu au CT
• Il/elle peut être sollicité (e) à faire partie d’une équipe d’évaluation sécuritaires dans les nouvelles zones
• Il/elle s’assure que les procédures de sécurité sont bien mises en œuvre comme définies dans le plan sécurité au niveau logistique
• Il/elle participe à l’analyse du contexte sécuritaire à travers la collecte d’informations
• Il/Elle forme l’équipe aux regles de sécurité(SOP)
• Il/elle fait remonter les informations sécuritaires à son supérieur hiérarchique (CT)

2. ORGANISATION DES APPROVISIONNEMENTS, STOCKAGE ET TRANSPORT

• Il/Elle assure la planification des approvisionnements de la base (supports et programmes)  en veillant au respect des procédures internes et que les engagements soient  conformes aux budgets disponibles.
• Il/Elle organise et accompagne la mise en place les contrats cadre en collaboration avec à l’Acheteur
• Il/Elle   accompagne l’Acheteur dans la maitrise  des outils  de gestion des achats mis à sa disposition par PUI
• Il/Elle  s’assure que les règles d’achat PUI et celles des bailleurs finançant les programmes de la mission, soient connues et respectées par l’Acheteur
• Il/Elle valide tous les dossiers d’achat et travaux sur la base et sur les sous bases
• Il/Elle valide les contrats d’achat avant leur envoi à la coordination pour validation
• Il/elle valide le contrat de transport avant l’envoie à la coordination pour validation
• Elle effectue de mission pour les achats à N’djamena après validation du CT
• Il/Elle fait le lien entre les départements pour tous ce qui concerne les achats.
• Il/Elle  valide les prévisionnels de dépenses en lien avec l’ensemble des membres de l’équipe logistique  et le département finances de sa base.
• Il/Elle valide les sorties de stock
• Il/Elle supervise et appui l’organisation des transports de personnes, des marchandises  et d’équipements entre les différentes bases PUI.
• Il/Elle  s’assure par des contrôles mensuels que l’ensemble des documents logistiques (achat, suivi de carburant et véhicule, générateur…) sont  conformes et archivés en respectant les procédures d’archivage PUI.

3. GESTION DES EQUIPEMENTS DURABLES

• Il/Elle  s’assure de la mise à jour  du fichier des équipements durables avec l’assistant logistique.
• Il/Elle s’assure que  les nouveaux équipements achetés ou reçus sur la base soient enregistrés dans la liste des équipements
• l/elle s’assure que  les documents de suivi des équipements sont en place et respectés: fiche de location et mouvement des véhicules, logbook, motos, générateurs, fiche d’identification,
• Il/Elle  effectue de manière aléatoire des contrôles afin de vérifier l’existence et la conformité des codes des équipements durables et le cas échéant régulariser la situation avec l’appui de l’Adjoint Co-log et du Co-Log.

4. GESTION DU PARC VEHICULES

• Il/Elle valide le planning de location des véhicules
• Il/elle valide le planning hebdomadaire des mouvements de véhicules dans le département et ceux inter-bases.
• Il/Elle contrôle avec l’Assistant Logistique Base l’état des véhicules de location et s’assure qu’ils respectent les critères de sécurité définis par PUI.
• Il/Elle organise la formation des chauffeurs, au respect des procédures et des règles de sécurité propres à PUI.
• Il/Elle peut vérifier la présence et la bonne utilisation des Logbooks régulièrement.
• Il/Elle contrôle la bonne tenue par l’Assistant logistique du suivi de consommation carburant
• Il/Elle s’assure de la présence, du classement et du suivi des documents administratifs pour chacun des véhicules

5. GESTION DES MOUVEMENTS

• Il/elle valide la planification des mouvements et des véhicules avec le CT
• Il/Elle valide toute commande de location en fonction de besoin des équipes
• Il/Elle s’assure que les équipements de communication et les kits de sécurité nécessaires aux déplacements des équipes son fonctionnels et bien utiliser par les équipes
• Il/Elle s’assure que les véhicules loués sont bien utilisés par les demandeurs
• Il/Elle s’assure que les véhicules et les équipes se déplacent dans le respect des règles de sécurité en vigueur
• S’assure que le cahier de suivi de mouvements est en place auprès des gardiens et bien rempli

6. REHABILITATION ET MAINTENANCE DE LA BASE ET SOUS-BASES

• Planifie avec l’assistant logistique base les réhabilitations et les maintenances des bâtiments présents dans sa zone. 
• Organise avec l’Assistant Logistique base le suivi des différents travaux et de maintenance.
• Faire des propositions pour l’amélioration des conditions de vie et de travail.
• Met en place  les contrats avec l’assistant log base, les contrats de location et avenants et les envoie à la coordination logistique
• Evalue tout nouveau bâtiment et la contractualisation

7. INFORMATIQUE/TELECOMMUNICATION

• Responsable du parc informatique de la base.
• Centralise la sauvegarde mensuelle des fichiers de tous les départements instaurés au niveau de la mission.
• Vient en appui de par ses connaissances aux problèmes informatiques rencontrés par le personnel de la base
• Envoie une fois par mois la sauvegarde de la base en coordination dans un disque dur externe
• Contrôle l’antivirus des ordinateurs et leur fonctionnalité, installation des imprimantes et photocopieur, stabilisateurs
• Evalue les besoins en internet et propose de  solutions convenables aux besoins de la base.
• Assure la configuration
• Evalue les compétences informatiques dans la zone en lien avec le Co-log

8. RESSOURCES HUMAINES

• Il/elle supervise directement toute logistique  (assistant log base, assistant log achat, gardiens) et indirectement les chauffeurs
• Il/elle planifie et organise les activités de l’équipe logistique de sa base et sous base et veille à l’avancement des tâches de chacun.
• Il/Elle compile et partage à son équipe le plan d’action mensuel de son département avec le CT et le Coord-log en copie
• Il/Elle organise des réunions formelles une à deux fois par semaine avec son équipe pour fixer les priorités
• Il/Elle fixe les objectifs, réalise les évaluations des staffs sous sa supervision avec le soutien du Coordinateur Terrain
• Il/Elle réalise les entretiens d’évaluation du personnel sous sa responsabilité hiérarchique
• Il/Elle peut être amenée à être consultée pour les recrutements/sanctions/licenciements concernant l’équipe logistique qu’il/elle supervise
• Il/Elle vient en appui à l’Assistant Logistique base sur les aspects de formation et d’encadrement des chauffeurs et gardiens
• Il/elle participe à toutes les réunions de la base impliquant le département logistique
• Il/Elle organise les briefings logistiques des staffs nouvellement affectés sur la zone
• Appuyer les membres de l’équipe logistique, programme et partenaires en organisant des évènements tels que les ateliers de formation et vulgarisation des procédures logistiques après validation par son supérieur

Encadrement d’équipe/ Nombre de personnes à encadrer

• Encadrement direct [lien hiérarchique] : 1 Assistant logistique Base, 1 Acheteur, les gardiens
• Encadrement indirect [lien focntionnel] : variable (les  chauffeurs)

9. REPORTING

• Il/Elle centralise toutes les données logistiques et rédige mensuellement le rapport logistique relatif à ses tâches
• Il/Elle compile toutes les données logistiques (Véhicules, Achats, Contrat) avant de les communiquer aux différents Coordinateurs
• Il/Elle participe à l’inventaire des stocks et équipements de fin de projets dans le cadre du rapport final
• Il/Elle complète le fichier de l’évaluation logistique de la base mensuellement
• Audit interne et archivage : Il/Elle participe au contrôle des dossiers d’achats et s’assure de leur conformité aux procédures PUI, ainsi que de leur classement adéquat. Il effectue un audit  mensuel sur 5 dossiers à partir de 1000EURO. S’assure que tous les dossiers sont  scannés et archivés puis envoyés en coordination par l’Acheteur
• Autres activités générales : Il/Elle participe à la centralisation et diffusion d’information logistique au sein de la mission et consolide le reporting interne et externe en la matière. Il/Elle dispense des formations logistiques aux personnels nationaux, selon les besoins. Il/Elle peut être amenée à représenter l’association auprès des partenaires, autorités et différents acteurs locaux impliqués dans les domaines de la logistique et de la sécurité de la mission dans la zone de l’Extrême Nord

Zoom sur 4 activités prioritaires relatives au contexte de la mission

• Il/Elle   évalue et participe activement à l’approvionnement des marchandises programme (priorisation), la livraison et le stockage à la distribution sur les différents sites d’intervention. Ceci en considérant les contraintes logistiques et administratives, les impératifs liés aux programmes, ainsi que les risques encourus
• Il/Elle s’assure  que toutes les procédures PUI en termes d’approvisionnement, de gestion d’équipement, de stock et de gestion de parc véhicule soient comprises et appliquées de tous
• Il/Elle encadre et assure le bon fonctionnement du département logistique permettant la mise en oeuvre et le suivi des activités de PUI dans la zone
• Il/ Elle est une force de proposition pour les améliorations à mettre en place afin d’améliorer l’efficacité du département logistique de la mission

Profil recherché :

• Etre titulaire au Minimum d’un BAC+3 ou tout autre diplôme supérieur dans le domaine de la logistique ou dans un domaine technique accompagné d’une formation ou d’une réelle expérience en management.

Expérience Professionnelle :

• Justifier d’une expérience d’au moins un (01) an continu dans un poste similaire dans une ONG internationale OU d’au moins deux (2) ans dans un poste de responsable logistique dans une entreprise privée avec une forte composante gestion RH et/ou gestion de la chaine d’approvisionnement. 

Connaissances et aptitudes obligatoires

• Respect des procédures Administratives et Logistiques
• Respect des règles de sécurité
• Français
• Pack Office

Connaissances aptitudes appréciées

• Anglais
• Langues locales
• Windows

Caractéristiques personnelles attendues

• Intégrité
• Esprit d’équipe
• Capacité à gérer son stress
• Rigueur et organisation
• Bonne réactivité / efficience
• Sens des responsabilités
• Force de propositions, recherche de solutions Respect de la confidentialité        
• Capacité à gérer les priorités
• Adhésion aux valeurs humanitaires
• Bonne capacité de communication horizontale et verticale
• Capacité à travailler en autonomie
• Sens des responsabilités
• Capacité de négociation
• Flexibilité
• Ponctualité

Conditions

• Poste basé à Kousseri (Région de l’Extrême Nord).
• Contrat à Durée Déterminée.
• Salaire défini selon la grille salariale PUI.
• Entrée en poste à partir du 01 Juin 2020.