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ASSISTANTE DE DIRECTION

L’assistante de direction contribue à la réalisation des tâches et missions de pilotage du Directeur Général afin d’optimiser l’organisation de ses activités.

 Elle est l’interface relationnelle, en amont et en aval, entre le Directeur Général et les différents interlocuteurs internes et externes.  

ACTIVITES

Secrétariat de direction et assistanat particulier du Directeur Général:

• Organiser les plannings et les déplacements du Directeur Général ;
• Gestion de l’agenda et des  déplacements du Directeur Général, prise des rendez-vous en fonction des priorités ;
• Rappeler les informations importantes et transmettre des messages ;
• Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers ;
• Réaliser la saisie des documents de formes et contenus divers ;
• Organiser le classement et l'archivage des dossiers ;
• Planifier et organiser des réunions et des évènements (instances, séminaires…) : rédiger les comptes rendus, suivre les relevés de décisions et exécution des actions assignées, préparer les supports, assurer la logistique … ;
• Garantir le fonctionnement efficace de l’activité du Directeur Général et contribuer à l’organisation de la vie interne, en se positionnant en ressource et conseil sur les usages et procédures de l’entreprise ;
• Gérer l’information (contacts de la Direction Générale, bases de données, listes de diffusion, documentation …) et en faciliter l’accès.

Gestion et suivi de dossiers :

• Collecter les informations nécessaires au suivi des dossiers pour aide à la prise de décision et au pilotage ;
• Concevoir des tableaux de bord et/ou des tableaux de suivi ;
• Instruire et assurer le suivi des dossiers du Directeur Général (notes, synthèses, préparation des actes administratifs…) ;
• Coordonner les moyens (humains, administratifs, logistiques et techniques) nécessaires à la réalisation des objectifs qui lui sont fixés ;
• Participer à la gestion du budget de la Direction Générale (élaboration, exécution, suivi).
• Communication interne et externe ;
• Piloter certaines actions de communication interne et veiller à la bonne diffusion des informations ; 
• Concevoir, mettre à jour et diffuser les différents outils/supports de communication du Directeur Général (web, intranet, newsletter…).
• Réaliser et coordonner les opérations particulières, de tout ou partie d’un projet délégué par son responsable. 
• Gestion des notes de frais
• Suivre des projets en cours,
• Assurer l’Interface avec les autres entités du Groupe ;
• Assurer l’Interface avec les prestataires, clients etc.
• Assurer l’Interface avec les équipes en place ;
• Coordonner les activités du siège sur délégation expresse de pouvoir ;
• Tenir la caisse de recette et de dépenses

PROFIL

• Titulaire d’une licence en Gestion Administrative et des Organisation/ droit privé ou tout autre diplôme équivalent ;
• Avoir au moins 02 années d’expérience à un poste similaire ;
• Etre orientée résultat ;
• Etre parfaitement bilingue. ;
• Organisée et rigoureuse, dynamique, méthodique et motivée. ;

Dossier de candidature : CV, lettre de motivation

Deadline : 29 février 2020

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