IDENTIFICATION DU POSTE

Intitulé du poste : RESPONSABLE ADMINISTRATION DES VENTES

Titulaire du poste : POSTE VACANT

Direction/Département : Administration & Finances

Responsable hiérarchique : Directeur Administratif & Financier

MISSION PRINCIPALE DU POSTE

Le Responsable Administration des Ventes Supervise les opérations de gestion des contrats de vente depuis l'ouverture des comptes clients jusqu'au paiement des factures

ACTIVITES ET TACHES DU POSTE

• Faire systématiquement à J+1 la remise en banque des valeurs (chèques, espèces, effets)
• Envoyer l'état des chèques en portefeuille chaque semaine au DG, DAF, Chef Comptable et Trésoriers
• Envoyer chaque semaine la balance âgée clients commentée
• Animer les comités Crédit
• Respecter les canevas de présentation du Comité Crédit
• Parcourir toute la balance âgée lors des Comités Crédit
• Envoyer la synthèse des décisions prises lors de chaque Comité Crédit
• Le bordereau de remise bancaire physique doit systématiquement refléter la remise faite dans SAP
• Les bordereaux de remises en banque doivent systématiquement être cachetés par la banque
• Procéder systématiquement au blocage des clients et à la comptabilisation des impayés dans SAP après confirmation par le Responsable Trésorerie des impayés clients
• Informer systématiquement le Commercial concerné par ledit impayé
• Transmettre systématiquement tous les lundis au DAF un reporting retraçant les impayés non encore dénoués
• Confronter au quotidien avec le Responsable du Service Expéditions, les bons de chargements physiques de l'expédition avec les bons de livraisons physiques
• Matérialiser la confrontation par la signature d'un procès-verbal par le Responsable ADV et le Responsable du Service Expéditions
• Transmettre systématiquement avant archivage une copie dudit procès-verbal au DAF et Contrôleur de Gestion. Les écarts constatés doivent être signalés et expliqués dans ce mail de notification
• Vérifier que les documents des livraisons (BC client, BL, Bon de chargement, ticket de pesée) J-1 récupérés de l'agence commerciale sont conformes et que le nombre de bons de livraisons physiques correspond au nombre de bons de livraisons SAP
• Alimenter son outil de suivi en cas d'anomalie et informer les personnes concernées pour régularisation
• Suivre au quotidien les rectifications des anomalies et présenter une synthèse des anomalies non régularisées lors des comités crédit
• Effectuer obligatoirement toutes les livraisons via SAP
• En plus des mises à jour quotidiennes des plafonds suite aux différents événements (résiliation garantie, caution échues, impayés,), procéder à une revue hebdomadaire
• Avant acceptation de toute cautions, les projets de cautions clients/fournisseurs doivent systématiquement être remontées respectivement à la DAF Groupe pour une validation des aspects métier et au Juridique Groupe pour une validation des aspects de sécurisation juridique
• Veiller à la saisie systématique des cautions validées dans SAP
• Veiller à la vérification des prérequis lors de l'ouverture des comptes clients tel qu'exigé par la procédure
• Créer le compte client sur SAP et renseigner toutes les informations le concernant (Chantiers clients, Contrat client, garantie client, caution…)
• Contrôler la conformité des BL établis par les Opérateurs pont bascule et élaborer le rapport journalier
• Contrôler le suivi administratif de comptes clients (avoirs, escomptes, ristournes, …) et superviser la gestion de portefeuilles (dossiers de financement, solvabilité, …)
• Procéder au lettrage des factures au niveau de SAP
• Veiller au bon traitement des commandes des clients, qu'il s'agisse du respect des tarifs, des délais
• Procéder à la vérification de la conformité des chèques remis par les commerciaux sur le fond et la forme et à la saisie des règlements au niveau du système et assurer la préparation du bordereau de remise de chèques
• Assurer la déclaration des impayés et des factures en retard à l'assurance
• Préparer les dossiers des contentieux et en assurer le suivi avec le cabinet d'avocat
• Alimenter les tableaux de bord et effectuer les analyses nécessaires au suivi des ventes
• Editer le rapport d'anomalies hebdomadaire et assurer le suivi des anomalies jusqu'au traitement définitif
• Procéder à la pré-facturation de la commande puis procéder à l'édition de la facture définitive après obtention des données réelles liées à la vente

EXIGENCES REQUISES

• Niveau de formation et expérience requises :

Titulaire d'un diplôme de Master 1/2 en Gestion avec spécialisation en Finances – Audit et Contrôle de Gestion ou Diplômé d'un Ecole Supérieure de Commerce et justifier d'une expérience d'au moins 05 ans en qualité de Gestionnaire ou Administrateur des Ventes

• Aptitudes linguistiques

Bonne maîtrise de la langue Française/La maîtrise de la langue Anglaise est un atout

• Aptitudes Professionnelles

Rigueur et précision notamment dans les chiffres

Capacité à analyser les situations et apporter les solutions rapidement

Aisance relationnelle

Capacité à résister au stress

Être force de proposition afin d'améliorer les process existants

• Compétences Techniques

capacité à mener à bien des négociations

Maîtrise parfaite des outils de bases de données et des tableurs

Véritable vecteur de l'image de la société auprès des clients et fournisseurs

Maîtrise des outils informatiques et des logiciels de gestion tels que SAP, Sage ou Sybel

Capacités managériales

Faire preuve de diplomatie et être capable de trouver des compromis

Connaissance en élaboration des contrats