Première Urgence Internationale (PUI) est une Organisation Non Gouvernementale de solidarité internationale, à but non lucratif, apolitique et laïque. Elle a pour objectif de répondre à l’ensemble des besoins fondamentaux des victimes civiles mises en péril, marginalisées ou exclues par les effets de catastrophes naturelles, de guerres et de situations d’effondrement économique. PUI est présente dans 19 pays, en Afrique, en Asie, au Moyen-Orient, dans le Caucase et les Caraïbes, et intervient dans les domaines de la sécurité alimentaire, la santé, la nutrition, la réhabilitation d’infrastructures, l’eau et l’assainissement et la relance économique.

PUI est présente au Cameroun depuis 2008 et vient en aide aux réfugiés centrafricains, nigérians et aux populations vulnérables camerounaises, par le biais de projets d’amélioration de l’accès à l’eau, à l’hygiène et l’assainissement, et de projets de sécurité alimentaire, la construction de logements, la gestion de site de réfugiés dans les Régions de l’Est, de l’Adamaoua du Nord et de l’Extrême Nord.

Objectif global :

Sous la responsabilité directe du Gestionnaire de zone, l’Assistant(e) Logisticien(ne) Administrateur (trice) Base est en charge d’appuyer la gestion Logistique et administrative financière et ressources humaines de la base.

Objectifs spécifiques

1. Appui à la gestion logistique de la base
2. Appui à la gestion financière de la base
3. Suivi des ressources humaines

Responsabilités et activités à réaliser :

A - Gestion logistique de la base

1. garantir la réalisation de l’approvisionnement de la base

• Il(Elle) supervise le déroulement des achats réalisés par la base.
• Il(Elle) assure la rédaction des demandes d’achat pour les lignes budgétaires sous sa responsabilité.
• Il(Elle) contrôle le bon archivage des dossiers d’achat de la base.
• Il/(Elle) participe au processus de validation des achats.a
• Il/(Elle) participe à la préparation et au déroulement des audits.
• Il(Elle) supervise les acheminements et livraisons du matériel jusqu’à leur destination finale.
• Il/(Elle) rédige les documents de transport accompagnant la marchandise.
• Il/(Elle) effectue ou supervise la gestion physique des stocks de la base.
• Il/(Elle) effectue ou supervise la gestion administrative des stocks de la base.
• Il/(Elle) rédige ou compile le rapport mensuel de suivi des stocks de la base.

2. assurer les aménagements et l'entretien des bâtiments de la base

• Il/(Elle) supervise ou réalise l’ensemble des travaux de réparation, de maintenance ou d’aménagement de la base.
• Il/(Elle) effectue des visites de contrôle régulières dans l’ensemble des bâtiments de la base afin d’identifier les éventuelles réparations, maintenances ou aménagements à effectuer.
• Il/(Elle) supervise les travailleurs journaliers et les prestataires contractés pour réaliser des travaux sur la base.
• Il/(Elle) supervise l’entretien et les réparations des équipements domestiques de la base.

B - gestion financière de la base

1 - Tenue des CAISSES

• Il/Elle effectue les paiements et autres encaissements (cash, transferts et virements) conformément aux règles et procédures de PUI ;
• Il/Elle effectue les paiements et suivi des avances
• Il/Elle effectue les avances sur salaires aux employés et le paiement des salaires en espèces si nécessaire ;
• Il/Elle vérifie le solde des journaux et réconcilie avec les données comptables.

2 - Tenue de la comptabilité :

• Il/Elle saisit les opérations de caisse dans les outils comptables (main courante) par code comptable et code analytique (imputation budgétaire) en respectant les procédures PUI.
• Il/Elle s’assure de la bonne affectation des dépenses sur les bons projets et les bonnes lignes budgétaires.
• Il/Elle vérifie la conformité des documents comptables de l’ensemble des opérations de la base selon les règles et procédures de PUI et suivi des régularisations.
• Il/Elle vérifie et consolide les comptabilités des sous-bases et des partenaires.
• Il/Elle importe la comptabilité dans SAGA mensuellement et fait le suivi des avances ouvertes et à clôturer
• Il/Elle prépare les rapports et suivis comptables et financiers
• Inventaire physique de caisse à minima une fois par mois
• Appui lors des audits externes : extrait comptable, pièces justificatives etc.
• Suivi des régulations (dans la comptabilité informatique et physique et dans les dossiers logistiques).
• Il/Elle prépare et envoie après validation le reporting comptable mensuel à la coordination financière.
• Il/Elle édite les vouchers, supervise l’archivage des justificatifs.
• Il/Elle assure l’envoi mensuel des pièces justificatives comptables en coordination.

3 - Gestion administrative 

• Il/Elle s’assure du paiement des charges mensuelles (eau, électricité, internet, éboueurs), du suivi des contrats afférents et des abonnements si besoin Identifier les sources de variations des charges le cas échéant.
• Il/Elle suit et accompagne des partenaires de PUI dans la gestion administrative et financière.

4 - Archivage clair des documents administratifs, comptables, financiers

• Il/Elle réalise le classement des pièces comptables suivant les procédures PUI et les transmet à la coordination finance.
• Il/Elle met à jour le plan d’archivage.
• Il/Elle prépare l’envoi des archives administratives en coordination.
• Il/Elle assure l’archivage numérique des pièces comptables.
• Il/Elle assure l’archivage sur disque dur des dossiers comptables dans le respect de la procédure mise en place

5 - Suivi des ressources humaines

• Il/Elle contribue au processus de recrutement sur la base: élaboration des offres, leur diffusion, participation au dépouillement des dossiers de candidature et entretiens de sélection, rédaction des grilles d’entretien, des tests de sélections et rédaction du PV de sélection.
• Il/Elle accueille les nouveaux arrivants et suit les dossiers du personnel : il/elle assure le briefing administratif avec une présentation du kit d’accueil, des procédures admin, du contrat, du RI, de la charte PUI et du code de conduite. Il/Elle assure la constitution de leur dossier administratif individuel.
• Il/Elle collecte les informations mensuelles de préparation des avances, de la paie et les transmet pour validation à la coordination RH (absences, congés et justificatifs divers).
• Il/Elle met à jour mensuellement tous les outils du pack RH
• Il/Elle assure la distribution, la signature et le renvoi à la coordination RH des bulletins de paie tous les mois.
• Il/Elle assure l’enregistrement des salariés à la Caisse Nationale de Prévoyance Sociale.
• Il/Elle prépare, envoie à la coordination RH, reçoit, fait signer et transmet les contrats de travail et pièces justificatives.
• Il/Elle participe à l’élaboration de nouvelles procédures et dispositifs RH sur la base.
• Il/Elle assure le suivi et la planification des congés de l’ensemble du personnel.
• Il/Elle assure le respect du Règlement Intérieur par l’ensemble du personnel.
• Il/elle appuie le Gestionnaire de zone durant tout processus disciplinaire concernant un membre de l’équipe PUI.
• Il/Elle réalise  le classement et l’archivage des documents  RH suivant les procédures PUI ;
• Il/Elle facilite les échanges et visites avec l’Inspection du travail et toute autorité de l’Etat relative au droit du travail camerounais.
• Il/Elle facilite la communication des notes de service ou toute autre information RH pertinente entre l’administration et l’ensemble du personnel.
• Il/Elle participe à la demande de l’administration à diverses réunions (recrutement, formation etc…).

Profil recherché:

Etre titulaire au minimum d’un diplôme universitaire (Bac+2) en en administration d’entreprise ou en finance et comptabilité ou tout autre diplôme équivalent. Bac+ 3 apprécié.

Expérience professionnelle

• Justifier d’une expérience d’au moins un (02) ans continus à un poste similaire dans une entreprise logistique/cabinet d’expertise comptable ou d’au moins un (01) an dans un poste similaire dans une organisation humanitaire internationale.

Connaissances et compétences obligatoires

• Gestion de la chaine d’approvisionnement (achat, transport, stockage)
• Tenue de la comptabilité
• Gestion des Ressources Humaines
• Archivage
• Français
• Pack Office

Connaissances et compétences appréciées

• Humanitaire
• Tenue de banque
• Ressources humaines
• Formation / Capacity building
• SAGA

Caractéristiques personnelles attendues

• Honnêteté, transparence, impartialité et intégrité
• Professionnalisme / sens des responsabilités
• Ponctualité
• Rigueur et précision
• Détermination
• Bonne présentation
• Flexibilité face aux imprévus
• Sens de l’initiative

Conditions

• Poste basé à Maroua (Région de l’Extrême Nord).
• Contrat à Durée Déterminée.
• Salaire défini selon la grille salariale PUI.
• Entrée en poste à partir du 06 Mai 2020.