Liste des principales activités :

Gestion de l'approvisionnement

• Réaliser l'analyse d'environnement achat au niveau local
• Superviser la mise à jour des listes de prix et des fichiers fournisseurs
• Maitriser les procédures d'achat Solidarités International et celles des bailleurs finançant les programmes de la mission
• Etablir et mettre à jour les chronogrammes d'achat en fonction du tableau de marchés, des chronogrammes d'activités et des contraintes logistiques contextuelles et procédurales
• Réceptionner, vérifier et traiter les demandes de cotations et BCI
• S'assurer du suivi et du respect des lignes budgétaires affectées à la logistique
• Superviser la constitution des dossiers d'achats et rédiger les contrats
• Participer à la rédaction des appels d'offre
• Superviser la mise en œuvre des achats en veillant au respect des règles et procédures de validation
• Sélectionner les fournisseurs, négocier les prix, les délais et les modalités de livraison
• S'assurer que les dossiers d'achats sont complets et archivés selon les procédures Solidarités International
• Assurer le suivi des relations avec les fournisseurs

Gestion du parc véhicules

• Négocier les contrats de location de véhicules
• Superviser la planification et l'exécution des opérations de maintenance et de réparation des véhicules de la mission
• Etablir le planning des mouvements de véhicules
• S'assurer de la composition et de la présence du lot de bord dans tous les véhicules
• Assurer de façon permanente la formation générale des chauffeurs et procéder à un contrôle régulier des connaissances
• Responsabiliser l'équipe des chauffeurs au respect des procédures et des règles de sécurité propres à Solidarités International
• Vérifier la présence et la bonne utilisation des carnets de suivi véhicule
• Assurer le suivi, la consolidation, l'analyse et le compte-rendu des consommations de carburant et des index kilométriques pour chacun des véhicules
• Prévenir les détournements de carburant et de pièces détachées
• S'assurer de la présence, du classement et du suivi des documents administratifs pour chacun des véhicules

Gestion du parc équipement / télécommunication

• Mettre à jour l'état de parc en temps réel
• Optimiser la répartition du matériel selon les besoins des activités
• Organiser l'installation, la sécurisation et le suivi du matériel
• Installer et assurer une maintenance régulière des moyens de communication
• Former les équipes à l'utilisation des moyens de communication

Gestion et suivi du parc informatique

• Mettre à jour les antivirus

• Mettre en place une procédure de sauvegarde et de protection des données
• S'assurer de l'entretien et de la bonne utilisation du parc informatique
• Offrir une assistance technique aux équipes et organiser des sessions de formation

Gestion des stocks

• Choisir les locaux, décider du plan d'aménagement et organiser la sécurisation des espaces d'entreposage

• S'assurer des bonnes conditions de stockage du matériel et veiller au contrôle des dates de péremption

• S'assurer du respect des procédures pour les entrées et sorties de stock

• Garantir la bonne tenue de la documentation liée au stockage
• Superviser l'inventaire physique mensuel des stocks

Gestion des ressources humaines

• Analyser et quantifier les besoins en personnel logistique
• Recruter, former et encadrer l'équipe logistique
• Effectuer les EAP des membres de l'équipe logistique
• Organiser des réunions formelles régulières avec les membres de son équipe

Sécurité

• Mettre en œuvre les moyens déterminés par l'équipe de coordination pour assurer la sécurité des équipes
• Former les équipes aux procédures et règles de sécurité
• Faire remonter les informations relatives à la sécurité à son responsable hiérarchique

Reporting / Capitalisation

• Assurer la capitalisation des listes de prix et de fournisseur, ainsi que sur la documentation en usage (import – export, exonération, taxes)
• Assurer le suivi BCI et informer les demandeurs de l'avancement du traitement de leurs commandes
• Consolider mensuellement le pack logistique et le faire remonter au coordinateur logistique
• Fournir au coordinateur logistique tous les éléments nécessaires à la rédaction des rapports intermédiaires et finaux
• Faire remonter les dossiers achat des programmes clôturés à la coordination selon la périodicité établie

POSITION DU POSTE DANS L'ORGANIGRAMME (relations hiérarchiques et fonctionnelles)

Sous l'autorité hiérarchique de: Coordinateur terrain

Autorité hiérarchique sur: L'Assistant Logisticien Base, Le chargé des services généraux.

Sous l'autorité fonctionnelle de: Coordinateur logistique

Autorité fonctionnelle sur: -