Assistante de direction – douala
Date limite de l'offre: vendredi 14 février 2025 08:31Rejoignez notre communauté sur Telegram et WhatsApp
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Description du poste
Description
Nous recherchons uneAssistante de Directiontalentueuse et motivée pour rejoindre notre équipe dynamique. En tant qu’Assistante de Direction,vous serez responsable de la gestion des tâches administratives et organisationnelles au quotidien, en garantissant le bon fonctionnement de l’agenda et des activités de la direction. Vous assurerez également un rôle de relais entre la direction et les différents services internes et externes, tout en contribuant à l’optimisation des processus internes et à la coordination des projets stratégiques.
Missions / Responsabilités / Activités
1. Gestion de l’agenda de la direction
- Organisation du planning : Planification des rendez-vous, des réunions, des déplacements et des événements pour la direction.
- Gestion des priorités : Évaluation des urgences et des priorités afin d’optimiser le temps de la direction.
- Préparation des réunions : Prise en charge de la préparation logistique (réservation de salles, envoi des invitations, préparation des supports etc.).
- Interface avec les parties prenantes : Être le point de contact entre la direction, les collaborateurs internes, les partenaires externes et les clients.
- Filtrage des demandes : Gestion des appels, des courriers, des emails et des demandes diverses, en filtrant et en répondant aux demandes.
- Gestion de l’accueil : Accueillir les visiteurs, gérer les appels téléphoniques et répondre aux questions avec professionnalisme.
- Rédaction de documents : Préparation de rapports, de comptes-rendus de réunions, de lettres, de présentations PowerPoint, et autres documents nécessaires à la direction.
- Classement et archivage : Organisation et mise à jour des archives physiques et numériques des documents administratifs.
- Suivi de la correspondance : Assurer un suivi des courriers et des emails importants, ainsi que la gestion de leur archivage.
- Réservation de voyages : Organiser les déplacements de la direction (réservations de billets de transport, d’hôtels, préparation des itinéraires etc.).
- Gestion des frais de déplacement : Suivi et préparation des notes de frais liées aux déplacements professionnels.
- Gestion de projets : Aider à la coordination des projets internes en lien avec la direction, en veillant à la bonne organisation et au respect des délais.
- Organisation d’événements : Planification et organisation d'événements internes (réunions d’équipe, séminaires, conférences etc.) et externes (salons, déjeuners d’affaires etc.).
- Gestion du budget de la direction : Assister la direction dans la gestion administrative des dépenses liées aux activités quotidiennes (frais de bureau, fournitures, etc.).
- Achat de matériel : S'assurer de la disponibilité du matériel de bureau et passer les commandes nécessaires.
- Gestion des documents juridiques et contractuels : Assister la direction dans le suivi des contrats, accords et autres documents légaux.
- Gestion de la confidentialité : Veiller à la gestion confidentielle des documents et des informations stratégiques pour l'entreprise.
- Synthèse des informations : Aider la direction en préparant des résumés d’informations et des rapports pour faciliter la prise de décision.
- Suivi des objectifs stratégiques : Participer au suivi de l'avancement des projets en cours et des objectifs de la direction, et organiser les points de suivi nécessaires.
Compétences / Exigences / Qualités
Formation : Bac +2/3 en Secrétariat, Assistanat de Direction, Gestion, Administration des entreprises, ou dans un domaine connexe.
Expérience : Minimum 3 ans d’expérience en tant qu'Assistante de Direction ou dans un poste similaire est un plus. Une expérience dans un environnement professionnel exigeant est un atout.
Compétences techniques
Gestion administrative de la direction : Organisation et gestion du planning du directeur, coordination des réunions, gestion des appels et des emails, et préparation des documents nécessaires aux rendez-vous.
Gestion documentaire : Rédaction, mise en forme et classement des documents administratifs, rapports, présentations et courriers.
Gestion des déplacements : Organisation des voyages professionnels (réservation de billets, hôtels, préparation des itinéraires etc.), en veillant à optimiser les coûts et les délais.
Accueil et relations externes : Gestion des relations avec les clients, partenaires, fournisseurs, et autres parties prenantes, avec un rôle d’accueil, de filtrage des demandes et de transmission des informations.
Compétences analytiques
Rédaction et reporting : Aptitude à rédiger des comptes-rendus de réunions, rapports de gestion et résumés d'informations importantes pour la direction.
Gestion des priorités et des urgences : Capacité à évaluer et à prioriser les demandes, en fonction de leur urgence et de leur importance pour la direction.
Préparation de documents pour les réunions : Élaboration et mise à jour de documents (présentations PowerPoint, tableaux Excel, etc.) pour les réunions internes et externes.
Compétences en communication
Communication interne et externe : Assurer une communication fluide entre la direction et les différents départements de l’entreprise, ainsi qu'avec les partenaires externes.
Gestion de l'agenda et des priorités : Planification des rendez-vous et des réunions, tout en gérant les priorités pour garantir l'efficacité de la direction.
Discrétion et confidentialité : Capacité à gérer des informations sensibles avec un haut niveau de confidentialité et à garantir la protection des données stratégiques.
Accueil physique et téléphonique : Accueillir les visiteurs, répondre aux appels téléphoniques, et gérer les demandes de manière professionnelle et courtoise.
Compétences organisationnelles
Gestion des documents et des archives : Organiser et maintenir les fichiers et documents nécessaires à l’activité de la direction, avec une attention particulière à la rigueur et à l’accessibilité des informations.
Gestion du temps : Être capable de gérer un emploi du temps chargé et de jongler avec plusieurs tâches en même temps, en respectant les délais.
Support administratif à la direction : Fournir un soutien administratif au quotidien (préparation des rapports, gestion des agendas, assistance dans les projets spécifiques de la direction etc.).
Qualités personnelles
Polyvalence et réactivité : Capacité à gérer une variété de tâches avec une grande réactivité et à s'adapter aux demandes et aux imprévus.
Rigueur et sens de l'organisation : Précision dans le travail et gestion efficace des priorités dans un environnement dynamique.
Sens du service et diplomatie : Forte capacité à travailler avec divers interlocuteurs, à faire preuve de diplomatie et à maintenir un excellent niveau de service.
Autonomie et proactivité : Capacité à anticiper les besoins de la direction et à prendre des initiatives pour optimiser les processus administratifs.
Expérience : Minimum 3 ans d’expérience en tant qu'Assistante de Direction ou dans un poste similaire est un plus. Une expérience dans un environnement professionnel exigeant est un atout.
Compétences techniques
Gestion administrative de la direction : Organisation et gestion du planning du directeur, coordination des réunions, gestion des appels et des emails, et préparation des documents nécessaires aux rendez-vous.
Gestion documentaire : Rédaction, mise en forme et classement des documents administratifs, rapports, présentations et courriers.
Gestion des déplacements : Organisation des voyages professionnels (réservation de billets, hôtels, préparation des itinéraires etc.), en veillant à optimiser les coûts et les délais.
Accueil et relations externes : Gestion des relations avec les clients, partenaires, fournisseurs, et autres parties prenantes, avec un rôle d’accueil, de filtrage des demandes et de transmission des informations.
Compétences analytiques
Rédaction et reporting : Aptitude à rédiger des comptes-rendus de réunions, rapports de gestion et résumés d'informations importantes pour la direction.
Gestion des priorités et des urgences : Capacité à évaluer et à prioriser les demandes, en fonction de leur urgence et de leur importance pour la direction.
Préparation de documents pour les réunions : Élaboration et mise à jour de documents (présentations PowerPoint, tableaux Excel, etc.) pour les réunions internes et externes.
Compétences en communication
Communication interne et externe : Assurer une communication fluide entre la direction et les différents départements de l’entreprise, ainsi qu'avec les partenaires externes.
Gestion de l'agenda et des priorités : Planification des rendez-vous et des réunions, tout en gérant les priorités pour garantir l'efficacité de la direction.
Discrétion et confidentialité : Capacité à gérer des informations sensibles avec un haut niveau de confidentialité et à garantir la protection des données stratégiques.
Accueil physique et téléphonique : Accueillir les visiteurs, répondre aux appels téléphoniques, et gérer les demandes de manière professionnelle et courtoise.
Compétences organisationnelles
Gestion des documents et des archives : Organiser et maintenir les fichiers et documents nécessaires à l’activité de la direction, avec une attention particulière à la rigueur et à l’accessibilité des informations.
Gestion du temps : Être capable de gérer un emploi du temps chargé et de jongler avec plusieurs tâches en même temps, en respectant les délais.
Support administratif à la direction : Fournir un soutien administratif au quotidien (préparation des rapports, gestion des agendas, assistance dans les projets spécifiques de la direction etc.).
Qualités personnelles
Polyvalence et réactivité : Capacité à gérer une variété de tâches avec une grande réactivité et à s'adapter aux demandes et aux imprévus.
Rigueur et sens de l'organisation : Précision dans le travail et gestion efficace des priorités dans un environnement dynamique.
Sens du service et diplomatie : Forte capacité à travailler avec divers interlocuteurs, à faire preuve de diplomatie et à maintenir un excellent niveau de service.
Autonomie et proactivité : Capacité à anticiper les besoins de la direction et à prendre des initiatives pour optimiser les processus administratifs.
Profil du candidat
» Niveau d'expérience: Expérimenté
» Années d'expérience: Entre 3 ans et 5 ans
» Niveau Académique Minimum: Bac+2 (BTS / HND,...)
» Années d'expérience: Entre 3 ans et 5 ans
» Niveau Académique Minimum: Bac+2 (BTS / HND,...)
Documents de candidature
» Lettre de motivation
» Curriculum Vitae
» Curriculum Vitae
NOTE: LES ARNAQUEURS SONT DE PLUS EN PLUS ASTUCIEUX! N'envoyez jamais de l'argent à un inconnu au cours d'un recrutement quelle que soit la raison! Et Si vous devriez le faire, que ce soit à vos PROPRES RISQUES!
